【仕事資料】A4　1枚でまとめる方法～

会議資料の議事録をまとめたり、ちょっとした提案を上司や部署にするにあたり、ある程度決まったフォーマットに基づきアウトプットをする習慣を身に着けておくと便利です。私自身が転職をしたなかで今までは簡単な提案にあたっては手書きの草書で話が通っていたものも会社が変われば当然やり方も変わる中でコミュニケーションの取り方に苦労をした経験があります。用紙1枚でまとめる力が備われば、逐一パワーポイントで資料を作成する必要もなくなりますし、文書の場合はパワーポイントに比べて視覚的効果がない分、内容をより磨く能力が身に付きます。

1.フォーマットの流れ

①目的と結論の概要
まず読み手に何を自身が伝えたいのかを明確にします。
目的（提案なのか、報告なのか等）、結論（現業務にどのように結びつくのか？等）

②背景の説明
メモが解決しようとしている問題を明示するために必要です。
事実や過去のデータから提案をする目的の必要性を示します。
現状の課題感など同じプロジェクトを行っている人では認識をもっていますが、上司や他部署が同じ課題感・背景の理解をしているとは限らないです。

③主文
最初に述べた結論に対しての詳細を箇条書きで重要なことに絞り3～5程度にします。

④根拠
主文で述べた主張に対する根拠に対して証明できるデータを明示して疑問点がないようにします。

➄検討事項や課題
現状のリスクや代替案の提案や今後のアクションに続く課題を明示します。

⑥今後取るべきアクション
すべての情報から今後取るべきアクションについて述べます。

2.文書のチェック
①～⑥の項目において抜けがないかチェックをします。
・目的は明確か？（何を伝えたいのか、得たいのか？）
・読み手を理解しているか？（読み手の意思決定に必要な情報はあるか？
・文章は明確かつ簡潔か？（最重要事項は1文で言い切る。）
・正確な文章、情報か？

以上です。
彩色が多いパワーポイントを使うことも一つのスキルとして大事ですが、こういった文書1枚で提案する能力を身に着けることも大事です。詳しい事例などに関しましては「1年で成果を出すP＆G式10の習慣」（著者：杉浦莉起）を読むと解りやすいです。消費財のプロジェクト提案といった仕事用の他、懇親会の企画といったものもメモにまとめる事例で書いているので参考になります。